会议场地的选择上，一般综合考虑以下几点：
一、是品位与风格。
场地可以选择户外，也可以选择在室内，但以室内为常见。因为各方面的配套好一些。
酒店有不同的星级，从此次发布会来看，选择五星级或四星级是可以的。
另外，非正式的会议，或离自然、健康较近的产品属性，可以选择在避暑山庄等地召开。
酒店也有不同的风格，不同的定位，选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一。
二、是实用性与经济性。
会议厅容纳人数？主席台的大小？投影设备、电源？布景、胸部麦克风、远程麦克风？相关服务如何？住宿、酒品、食物、饮料的提供？价钱是否合理？有没有空间的浪费？等等，这些都要考虑。
三、是方便性。
离主要媒体、重要人物的远近，交通是否便利，泊车是否方便？
会展策划的功能：
1)预测功能
科学的会展策划方案一般都是根据对会展活动的深刻了解，并掌握其发展规律而制定的，具有很强的超前性，能把握会展发展的基本趋势。依据这种会展策划方案作出的决策，不仅能适应未来会展业发展和竞争的需要，而且能创造未来会展行业的发展机遇，增强和提高会展活动举办和参与方在会展业竞争中的主体地位。
2)创新功能
会展策划的创新功能是由策划的本质特征决定的。创新是建立在对未来科学预测基础上的，而预测既是策划的一种功能，又是策划本质的一种反映。从这个意义上讲，会展策划的创新功能是预测功能的一种派生功能。
3)决策功能
会展策划的决策功能，是指策划为会展经营决策提供了许多有价值的备选策划方案，供决定者选择。从会展策划的决策功能可以明白这样一个问题，即策划不是决策，策划方案不是决策方案。从理论上分析，决策是对备选方案的选择，但是，决策并不是简单地对策划方案的舍取，而是对策划方案的再加工过程。因此，会展的决策方案，既体现了策划的决策功能，又体现了决策者的高管理水平。
4)管理功能
会展策划的管理功能表现在三个方面。首先，策划本身就是现代管理的一个环节。其次，会展策划方案的确定表明会展经营管理过程已纳入了科学化的轨道。再次，会展策划过程就是一种具有创新精神的会展创意管理活动。
5)效益功能
会展策划的实质是在探索或寻找新环境条件下实现社会效益和经济效益的途径。一个比较好的会展策划方案可以优化会展活动的结构并节省会展活动实施过程中的人力、物力和财力。建立在科学基础上的会展策划方案，可以给参展企业以及实施会展策划方案的部门带来很大效益。因此，从这个角度来说，策划具有鲜明的效益功能。
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