如何确定参与者
庆典活动多种多样，参与者也就千差万别，庆典活动策划者要确保参加活动的都是应该来的人。作为活动组织者，在制订客人名单时，需要对以下几个问题有深入的考虑：
此次活动的目标参与者是谁?
打算邀请哪些人?谁将会被列入黑名单?
为什么邀请这些人?
一定需要谁来参加呢?
如果想使这些活动引起媒体的关注，那么是否、以及应该邀请多少记者?哪些媒体是适合的?
需要请政府官员来吗?请谁可行?
应该请公司职员还是顾客或供应商?
邀请多少人
在庆典活动策划者开始为活动寻找举办场地之前，必须知道要参加活动的客人人数以及活动所在的一些内容。如：以下事项策划者就需要考虑：
需要安排住宿吗?要为多少人安排?
客房数量应该根据一人一间还是两人一间来预订?
如果活动在白天举办，是否需要安排一个专门房间供客人换衣服或者私下会晤之用?
会议厅要能够容纳多少与会者?
打算怎么布置房间?是8人圆桌式“U”形还是中空方形?需要有展示区吗?
是否需呀安装背投、搭建舞台?
是否需要一些分会议室，以便客人在主会议室会议结束后招开小型会议?有多少会参加分会?会议持续多少时间?分会议室需要视听设备吗?